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Veröffentlicht: 03. Juni 2019 I Lesezeit: 6 Min.

Job Swap: Ein Erfahrungsbericht & zehn Tipps

von Anja Kroll

Ein Job Swap ist schnell realisiert und manchmal eben auch nicht. Wie in meinem Fall, deshalb möchte ich in diesem Erfahrungsbericht zusammenfassen, wie der Weg aussehen kann, bevor es überhaupt zum Tausch kommt. 

 

Die Idee, den Job für einige Tage tauschen zu wollen oder ja überhaupt zu können, war übrigens nicht mal meine eigene. Die Idee hatte ihren Ursprung im Dezember 2017. Bis zur Umsetzung im Frühjahr 2019 vergingen also etliche Monate. Im Winter 2017 traf ich Michaela Schwinge auf einer Kommunikationsfachtagung in Berlin. Die Tagung kreiste ausschließlich um das Thema CEO-Kommunikation. Dementsprechend erlebte man dort einen sehr gewinnbringenden Austausch. Ich kam mit Michaela in einer der Pausen ins Gespräch. Sie arbeitet bei der Telekom in dem Team, das für die Kommunikation und Positionierung von Group CEO Tim Höttges zuständig ist. Schon lange bevor ich Michaela kannte, galt Tim Höttges für mich als einer der deutschen CEOs mit dem stärksten medialen Profil und zugleich gelang es ihm immer wieder, Debatten zum Einfluss der Digitalisierung auf Wirtschaft und Gesellschaft öffentlichkeitswirksam anzustoßen beziehungsweise wichtige Impulse zu setzen, damit diese Debatten geführt werden. 

"Wir realisierten, dass wir teils an sehr ähnlichen Aufgabenstellungen arbeiteten."

Klar nutzte ich die Chance und stelle Michaela viele Fragen. Wie habt Ihr das gemacht? Wie habt Ihr jenes bewertet? Wir realisierten, dass wir teils an sehr ähnlichen Aufgabenstellungen arbeiteten. Ich arbeite in der Unternehmenskommunikation bei AXA mit Fokus auf Innovations- und Transformationsthemen abseits der klassischen Versicherungstarife. Wir tauschten Kontakte, wollten definitiv im Austausch bleiben, vernetzten uns direkt auf LinkedIn. Michaela erzählte von ihrer Erwägung, die Perspektive zu erweitern und dafür einige Tage den Job mit einem Kommunikator außerhalb ihres Unternehmens, ja gar gezielt außerhalb der eigenen Branche zu tauschen. Ein interessanter Gedanke. Eine Option, die mir bis dahin nicht in den Sinn gekommen war. Dann passierte erstmal nichts. Der Arbeitsalltag hatte uns beide schnell wieder vereinnahmt.

Aus der Idee wird Wirklichkeit
 

Im Frühjahr 2018 trafen wir uns wieder, eher zufällig. Ich war bei einem Afterwork in Bonn, das im HQ der Telekom stattfand und von Global Digital Women initiiert wurde. Ein großartiges Format, dass es inzwischen in etlichen Städten Deutschlands gibt und das abwechselnd von großen Organisationen oder Konzernen gehostet wird, denen daran gelegen ist, digitalaffine Frauen aller Branchen und Hierarchiestufen miteinander zu vernetzen sowie inhaltliche Impulse zu geben. Unter den etwa 120 Gästen entdeckte ich auch Michaela und wir setzten da an, wo wir unser Gespräch unterbrochen hatten. Plötzlich war die Idee vom Job Swap wieder präsent und dieses Mal fragte mich Michaela direkt, ob wir beide nicht miteinander für ein paar Tage den Job tauschen wollten. Sicher wollte ich!

Aber wie angehen? In meiner Abteilung gab es gerade eine neue Leitung, die ich nicht unmittelbar nach ihrem Start damit behelligen wollte und es gab etliche Projekte, die fristgemäß erledigt sein müssten bevor ich solche „Extras“ angehen konnte, so dachte ich. Klar war, dass Michaela und ich uns zunächst erneut treffen sollten, um Erwartungen und Rahmenbedingungen abzustecken und unser Vorhaben besser zu definieren. Gesagt, getan. Wir waren uns schnell einig, dass wir bewusst nacheinander tauschen wollten, nicht parallel, denn uns schien der Nutzen weitaus größer, wenn man dem jeweils anderen direkt bei der Arbeit begleiten und mit Fragen löchern konnte. 

"Wir waren uns schnell einig, dass wir bewusst nacheinander tauschen wollten, nicht parallel, denn uns schien der Nutzen weitaus größer, wenn man dem jeweils anderen direkt bei der Arbeit begleiten und mit Fragen löchern konnte." 

Nun war es endgültig an der Zeit, alles Weitere zu klären: Leichter als gedacht war es, meine Vorgesetzte für die Idee zu gewinnen. Sie fand die Idee unmittelbar gut. Schwieriger als gedacht war es hingegen, den Prozess hierfür im Konzern aufzuspüren. Es schien schlichtweg keinen zu geben. War ich wirklich die erste von 9.000 Mitarbeitern, die Interesse an einem Job Swap hatte? Das schien mir unvorstellbar, den es gibt zahlreiche Upskilling-Angebote bei uns im Konzern, aber hierzu konnte ich konkret nichts in Erfahrung bringen, egal wen ich fragte. Wenn externe Gäste für mehrere Tage im Konzern arbeiten, dann müssen Datenschutz und Vertraulichkeit aber zwingend gewahrt sein. Also brauchte es hierfür eine Lösung. Ein freier Arbeitsplatz, Internetzugang und IT-Ausstattung waren ebenso Themen, die bedacht werden mussten.

 

Ganz wichtig: Rechtlich auf der sicheren Seite sein
 

Ursprünglich dachten wir, wir könnten all dies über einen abgewandelten Praktikumsvertrag lösen, dem war aber nicht so, da jeder von uns beider ja bereits einen Arbeitsvertrag bei seinem jeweiligen Arbeitgeber hatte. Wir nahmen uns vor, es so unbürokratisch wie möglich zu handhaben und so pragmatisch wie es zwischen zwei deutschen Konzernen nur möglich sein kann. Und wir waren erstaunlich pragmatisch. Für alles fand sich nach und nach eine Lösung, weil wir eine Lösung dafür finden wollten. Am einfachsten schien es in unserem Fall, den anderen jeweils als externen Gast anzumelden und den eigenen Laptop zu nutzen. Jeder unterschrieb eine Datenschutz- und Vertraulichkeitsvereinbarung vorab. Dank Open Space und Free Seating war es völlig unproblematisch, einen freien Schreibtisch in unserer Homezone für Michaela zu finden. Vorab gab es je einen Gegenbesuch für realistische Erwartungen, den ersten Eindruck vor Ort sowie um den besten Zeitpunkt zum Tauschen zu identifizieren. Dies war letztlich die größte Hürde. Deadlines, Sonderprojekte, Urlaube...Wann passt es denn so richtig gut? 

Ursprünglich wollten wir ganze zwei Wochen im Job des anderen verbringen. Dies war letztlich zumindest bei uns nicht abbildbar, würde doch die eigene Arbeit zwei Wochen gänzlich zum Erliegen kommen oder auf den Schultern der Kollegen lasten. Wir disponierten also um, strafften und kürzten schließlich auf sportliche 2 mal 3 Tage. Im Nachhinein ein Zeitraum, der groß genug ist, um die Perspektive zu erweitern, neue Impulse zu sammeln, einen Austausch anzustoßen und seine eigene Arbeit kritisch zu hinterfragen - wenn man diese knappe Zeit gut nutzt. Das zumindest waren meine Ziele, die ich an den Job Swap knüpfte. 

 

An dieser Stelle 10 Tipps für einen gelungenen Job Swap:

  1.  Vorab über Sinn und Zweck des Austauschs klar werden. 

  2. Die richtige Person identifizieren, mit der man tausche möchte. Überlegen, ob man innerhalb der Branche, des Unternehmens oder der Abteilung tausche möchte. Auch ein Austausch über Ländergrenzen hinweg aber im gleichen Unternehmen könnte passgenau sein. Dies wiederum hängt von den selbstgesetzten Zielen ab. 

  3. Herausfinden, ob ein Tausch auch für das Gegenüber von Interesse ist.

  4. Zeit in eine gute Vorbereitung investieren, um das Optimum aus dem Tausch herauszuholen. Ich empfehle, die Tage vorzuplanen (idealerweise mit etwas Puffer), einen Stundenplan aufzustellen und miteinander abzustimmen. Die Zeit des Tauschs ist viel zu wertvoll, um sie planlos verstreichen zu lassen. Die gute und intensive Vorbereitung muss natürlich auf beiden Seiten stattfinden. 

  5. Sich darüber klarwerden, dass ein Job Swap etwas ist, was auf Gegenseitigkeit beruht. Sich daher nicht nur fragen, was möchte ich erfahren sondern genauso, was habe ich beim Tausch zu bieten und passt das überhaupt zusammen.

  6. Rechtzeitig mit dem Chef oder der Chefin über die Idee sprechen und herausfinden, inwieweit ein Job Swap in den eigenen Entwicklungsplan integriert werden kann. Besprechen, was geht und natürlich auch, was nicht geht.

  7. Die formalen Anforderungen des eigenen Arbeitgebers einhalten und den Tauschpartner darüber informieren z.B. Unterzeichnung Datenschutzvereinbarung, Verpflichtung zur Geheimhaltung, Tragen eines Besucherausweises etc. 

  8. Den perfekten Zeitpunkt finden und den Termin mit Vorlauf fixieren: Sicher gibt es Tage, die geeigneter und/oder lehrreicher sind als andere. Wenn man zum Beispiel während des Tauschs den Kontakt zu einer bestimmten Person herstellen möchte, ist es sicher hilfreich, wenn man bereits während der Terminfindung prüft, ob die dritte Person interessiert und verfügbar wäre. 

  9. Im eigenen Kalender während des Tauschs genügend Freiraum lassen, um Zeit zu haben, dem Tauschpartner einen guten Start zu ermöglichen, Wege und Räumlichkeiten zu erklären, relevante Ansprechpartner vorzustellen und fachliche Fragen zu beantworten. 

  10. Ein Video- oder Fototagebuch während des Swaps führen und so die Möglichkeit haben, die Erfahrung mit interessierten Kollegen im Nachgang zu teilen. Und für sich selbst den Outcome dokumentieren, kann man auf diese Weise auch ganz wunderbar. 

Den eigentlichen Swap spare ich hier aus, denn hierzu gibt es bereits einen kleinen Film (oder siehe auch Female One Zero Beitrag Project: Job Swap). So viel kann ich aber sagen: Der Swap hat sich definitiv gelohnt, Michaela war die beste Tauschpartnerin, die man sich nur vorstellen kann und das Format Job Swap hat mich voll und ganz überzeugt. So sehr, dass ich mir perspektivisch gut vorstellen könnte, nochmal zu tauschen. Was mich dann besonders reizen würde: Der Tausch im eigenen Unternehmen mit einem Kollegen, der das gleiche Aufgabengebiet verantwortet aber das in einem ganz anderen Kulturkreis, beispielsweise in Singapur oder Hongkong, da AXA dort auch vertreten ist. Denn ich bin mir sicher, dass Kommunikation dort nach anderen Regeln funktioniert und wir viel voneinander lernen könnten.

Anja Kroll war zum Zeitpunkt ihres Job Swaps Kommunikationsmanagerin bei AXA Deutschland. Dort verantwortete sie intern wie extern die Strategie- und Innovationskommunikation. Sie blickt auf langjährige Erfahrungen als Pressesprecherin. Sie hat einen Abschluss als Diplom-Journalistin (FH) und MBA Communication & Leadership.

 

Folge Anja auf Twitter @anja.kroll